Администратор – ресепшионист, Kyiv

Project Description

Администирование процессов подразделение FrontDesk, влючая ресепшн

Responsibilities

– Работа с Oracle: заведение заказов на оплату регулярных закупок товаров и услуг
– Прием и распределение телефонных звонков;
– Работа с курьерскими службами, обработка входящей/ исходящей и внутренней корреспонденции, отправка документов, почты;
– Отправка техники и подарков сотрудникам;
– Встреча/сопровождение посетителей, новых сотрудников;
– Изменение информации в корпоративных базах;
– Обработка запросов для вызова такси, комуникация с транспортной службой;
– Администрирование корпоративной библиотеки;
– Администрирование учебных классов и организация тренингов, кофе-брейков и обедов;
– Подготовка печатных материалов (ведомость, раздатка, сертификаты, бейджи);
– Организация видеозаписи по запросу;
– Запуск и контроль on-line мероприятий;
– Закупка продуктов, медикаментов, воды и других товаров для офиса;
– Заказ и выдача канцтоваров, учет остатков, обеспечение порядка на складе;
– Обработка различных запросов от сотрудников (в том числе: сканирование, копирование, печать документов, предоставление информации, помощь в решении запросов);
– Бронирование и поддержка переговорных комнат;
– Выдача страховок (выдача договоров, спрорт абонементов и т.п.);
– Коммуникация с другими офисами, консультативная поддержка сотрудников по админ. вопросам, информационные рассылки по почте;
– Помощь HR, Marketing в организации проведения внутренних ивентов, акций для сотрудников;

Skills

Must have

Технические навыки:
Уровень владения английским языком – Intermediate/Upper intermediate
Уверенное знание ПК (Word, Excel, Microsoft PowerPoint), умение работать с офисной техникой, современными инструментами и приложениями связи.

Личные качества:
Презентабельный вид, правильно поставленная речь, коммуникабельность и приветливость, приятная внешность, аккуратность и опрятность
Клиенто-ориентированный подход, ответственность, фокус на результат, внимательность, системность, способность разрешения нестандартных ситуаций, способность быстро обучаться и адаптироваться.
Стрессоустойчивость, умение работать самостоятельно и в команде, не конфликтность, понимание и соблюдение субординации

Nice to have

Опыт работы секретаря, персонального ассистента или администратора офиса в коммерческой структуре

Languages

Russian: C1 Advanced

Ukrainian: C1 Advanced

English: B2 Upper Intermediate

Seniority

Regular